بالنسبة لمعظم شركات الطيران، لا تزال عملية التحقق من الوثائق تتم في المطار. فعندما يصل الركاب إلى مكتب تسجيل الوصول أو بوابة الصعود إلى الطائرة، يقدمون وثائق سفرهم، ويقوم الموظفون بالتحقق منها وفقًا لمتطلبات الدخول — وغالبًا ما تكون هذه العملية محددة بوقت ضيق، لذا يعتمد الموظفون في الغالب على خبرتهم ومعرفتهم الداخلية بالمؤسسة، بدلاً من الاعتماد على قاعدة بيانات حديثة ودقيقة للوائح.
إنه يعمل بشكل طبيعي إلى أن يتعطل. وبمجرد أن يتعطل، يتحمل حامله العواقب.
المطار ليس المكان المناسب لاكتشاف المشاكل
عندما يصل الركاب إلى مكاتب تسجيل الوصول أو بوابات الصعود إلى الطائرة، تكون الإجراءات ذات الصلة قد تم تنفيذها بالفعل. يكون الركاب قد وصلوا إلى المطار، وتكون المقاعد قد تم تخصيصها بالكامل. ويقوم الموظفون بأداء مهامهم وفقًا لجدول الإقلاع المحدد. وإذا ظهرت في هذه المرحلة مشكلة تتعلق بالوثائق، فلا يوجد حل مثالي، ولا يبقى سوى بذل قصارى الجهد لتقليل الخسائر إلى أدنى حد ممكن.
عند إعادة أحد الركاب إلى نقطة انطلاقه الأصلية، لا تتحمل شركة الطيران تكاليف رحلة الإعادة فحسب، بل قد تتعرض أيضًا لغرامات حكومية؛ وإذا تعذر إقلاع الرحلة التالية على الفور، فإنها تتحمل أيضًا تكاليف الإقامة، فضلاً عن خسارة إيرادات المقاعد التي كان من الممكن بيعها. هذه الخسائر لا يمكن تعويضها، في حين كان من الممكن تجنب كل ذلك لو تم اكتشاف المشكلة قبل 24 ساعة.
المطار ليس نقطة تفتيش. إنه مجرد وسيلة أخيرة. واعتباره خط دفاع رئيسي يتسبب في خسائر مالية يومية لشركات الطيران.
الفترة الزمنية بين الحجز ووقت الصعود إلى الطائرة
هناك فترة زمنية طويلة بين إتمام الركاب لإجراءات تسجيل الوصول عبر الإنترنت ووقت صعودهم إلى الطائرة. وبالنسبة للعديد من شركات الطيران، تتيح هذه الفترة فرصة للتعرف على المشكلات المتعلقة بوثائق السفر وحلها قبل وصول الركاب إلى المطار.
إذا اكتشف الراكب أي مشكلة تتعلق بالوثائق أثناء إتمام إجراءات الصعود إلى الطائرة عبر الإنترنت، فسيكون لديه الوقت الكافي لتوضيح الموقف أو تقديم الوثائق المطلوبة أو طلب المساعدة. أما بمجرد الوصول إلى المطار، فسيقل الوقت المتاح بشكل كبير؛ وعند الوصول إلى بوابة الصعود إلى الطائرة، قد يكون الوقت قد فات لحل المشكلة.
إن إجراء الفحص المسبق لا يهدف فقط إلى تقليل الغرامات، بل إنه من شأنه أن يغير جوهر المشكلة. فإذا تم اكتشاف المشكلة أثناء إتمام إجراءات الصعود إلى الطائرة عبر الإنترنت، فسيظل من الممكن حلها؛ أما إذا تم اكتشاف المشكلة نفسها عند بوابة الصعود إلى الطائرة، فستتحول إلى أزمة.
لا يمكن تحقيق التوسع على نطاق واسع من خلال الفحص اليدوي
تعتبر اللوائح المتعلقة بوثائق السفر الدولية معقدة للغاية. تختلف متطلبات الدخول حسب الجنسية ونوع الوثيقة وخط سير الرحلة ونقاط التوقف، فضلاً عن اللوائح المحددة لكل وجهة، كما أن هذه اللوائح تتغير بانتظام. ولا يمكن لأي شركة طيران أن تتوقع من موظفي مكاتب تسجيل الوصول أو بوابات الصعود إلى الطائرة أن يتذكروا جميع هذه اللوائح بدقة وبدون أخطاء في كل رحلة يوميًا.
هذا ليس انتقادًا لفريق شركة الطيران، بل هو مشكلة هيكلية. فالتدقيق اليدوي بحد ذاته ينطوي على عدم اتساق. ويعتمد اكتشاف المشكلة على الموظف المسؤول عن الفحص، وحجم العمل في مكتب الخدمة، وما إذا كان قد تم إطلاع الموظفين المسؤولين عن الفحص على آخر تحديثات القواعد ذات الصلة. فقد يتم اكتشاف مشكلة في نفس المستند على رحلة ما، بينما يتم تجاهلها على الرحلة التالية.
أما الأتمتة فلا تعاني من هذه القيود. فإذا ما طُبقت منذ المراحل المبكرة، فإنها تستطيع التعامل مع التعقيدات بطريقة متسقة وعلى نطاق واسع، دون أن تنشأ تلك التباينات التي تحدث عندما يُطلب من البشر القيام بأمور يجيد النظام القيام بها بشكل أفضل.
في الواقع، كيف يبدو السير عكس التيار؟
إن تقديم مرحلة التحقق من المستندات إلى مرحلة أبكر من رحلة المسافر يعني دمجها مع إجراءات تسجيل الوصول عبر الإنترنت — حيث يكون المسافر في تلك المرحلة بصدد إنهاء إجراءات الحجز، ولا يزال لديه الوقت الكافي لاتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على نتائج التحقق.
وقد صُمم نظام TravelDoc Compliance خصيصًا لهذا الغرض. يقوم المسافرون بتحميل وثائق سفرهم عند إجراء إجراءات السفر عبر الإنترنت. ثم تقوم تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والذكاء الاصطناعي (AI) بالتحقق من هذه الوثائق وفقًا لمتطلبات الدخول إلى الوجهة، للتأكد من أن كل مسافر يستوفي الشروط المطلوبة وفقًا لجنسيته وخط سير رحلته والوثائق التي يحملها. أما الحالات التي تتطلب قرارًا يدويًّا، فسيتم تحويلها إلى بوابة المراجعة الخاصة بالفريق، حيث يقوم خبراء القواعد بتحليل التفاصيل، والاتصال بالمسافر مباشرةً، واتخاذ القرار قبل وصوله إلى المطار.
تم دمج هذا النظام في نظام التحكم في الرحلات الجوية الحالي لدى شركة الطيران، وبالتالي لن يغير من سير عمل الموظفين؛ بل سيكتفي بإعادة توجيه المعلومات ذات الصلة إلى المراحل التي لا تزال قادرة على إحداث تأثير فعلي.
باب من نوع آخر
إن النظر إلى الامتثال الخاص بالوثائق على أنه عملية تتم عند نقطة الدخول هو، إلى حد كبير، إرث من أساليب التدقيق السابقة — حيث كان تقديم الوثائق في حد ذاته هو الفرصة الوحيدة المتاحة للتدقيق فيها.
لم يعد هذا القيد موجودًا. يمكن الآن مسح المستندات ضوئيًّا وقراءتها والتحقق منها وفقًا لقواعد دقيقة وحديثة قبل وقت طويل من الإقلاع. والتكنولوجيا اللازمة لتحقيق هذا الهدف متوفرة بالفعل. ويكمن السؤال فقط في ما إذا كانت شركات الطيران ستختار استخدام هذه التكنولوجيا في مرحلة السفر التي تكون فيها تكلفة اكتشاف المشاكل أقل، أم ستنتظر حتى مرحلة تكون فيها تكلفة اكتشاف المشاكل أعلى.
المطار هو دائمًا المكان الذي يصعد فيه الركاب على متن الطائرة. ولا ينبغي أن يصبح المكان الذي تكتشف فيه شركات الطيران أمورًا لم تكن على علم بها.
للحصول على مزيد من المعلومات، يرجى زيارة صفحة الامتثال الخاصة بـ TravelDoc ، أو الاتصال مباشرةً بفريق TravelDoc.
