Un pasajero se acercó al mostrador de facturación con un pasaporte que parecía totalmente válido. En ese pasaporte había una foto y una firma, y aún quedaban unos meses para la fecha de caducidad que figuraba en él. Sin embargo, le denegaron el embarque. No fue porque su pasaporte estuviera caducado, sino porque, según las normas de entrada vigentes en el país de destino, la validez de ese pasaporte expiraría antes de la fecha exigida.
Esta es una de las causas más comunes y más fáciles de evitar en el sector de la aviación: denegar el embarque a un pasajero por tener el pasaporte caducado, lo que supone enormes pérdidas para la aerolínea.
¿Por qué siguen pasando este tipo de situaciones?
La mayoría de los viajeros piensan que su pasaporte es válido hasta la fecha que figura en él. En realidad, decenas de países exigen que el pasaporte siga siendo válido durante un tiempo determinado tras la entrada o salida del país, normalmente seis meses, a veces tres meses, o simplemente durante toda la estancia. Además, algunos destinos (entre ellos la mayoría de los países del espacio Schengen) aplican, a la hora de expedir un visado, la norma de «10 años tras la fecha de caducidad», lo que significa que tu pasaporte, aunque a primera vista parezca válido, puede que no pase el control.
La responsabilidad recae en la compañía aérea. Según las normas de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) y la legislación de inmigración del país de destino, es tarea de la compañía aérea (y no de las autoridades fronterizas) detectar cualquier problema antes del despegue. En caso de negligencia, la aerolínea es responsable.
¿Cuánto va a costar al final?
La denegación de embarque es uno de los incidentes más caros a los que se puede enfrentar una aerolínea cuando se trata de un solo pasajero. Además de las multas que te puede poner el gobierno, la compañía tiene que asumir los gastos de devolver al pasajero a su punto de partida (normalmente reservándole el primer vuelo disponible), y esos gastos corren íntegramente a su cargo; al mismo tiempo, la compañía pierde ingresos porque no se ha podido vender ese asiento. Si a eso le sumas los gastos de alojamiento y comidas, además del tiempo que el personal dedica a gestionar este tipo de situaciones, el coste total de un solo incidente puede superar rápidamente el de decenas de billetes de avión normales.
Y eso sin hablar de los costes que son difíciles de cuantificar: los retrasos en las puertas de embarque, el estrés que sufre el personal al modificar las reservas, y el hecho de que los pasajeros ahora achacen esta mala experiencia a la aerolínea, en lugar de a los complicados pasos que ellos mismos han dado.
Si la fecha de caducidad del pasaporte es el motivo por el que se te niega el embarque — Prólogo
Los problemas con la validez de los pasaportes casi nunca se ven como fallos de seguridad. En realidad, se trata de un procedimiento de control de la validez de los documentos de identidad, que o bien se lleva a cabo demasiado tarde, o ni siquiera se hace. Cuando el viajero llega a la puerta de embarque, ya no hay una solución eficaz: solo te queda hacer lo posible por minimizar los daños.
La solución debería aplicarse mucho antes, concretamente al reservar el billete o al hacer el check-in, es decir, antes de que el viajero vaya al aeropuerto y antes de que la aerolínea le reserve un asiento.
¿Cómo cubre TravelDoc Compliance esta carencia?
TravelDoc Compliance está especialmente diseñado para detectar con precisión este tipo de problemas, para que no se agraven y no se produzca una denegación de embarque. El viajero solo tiene que subir una copia escaneada o una foto de su pasaporte al hacer el check-in online, tras lo cual el sistema utiliza un mecanismo de verificación basado en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial (IA) —sobre todo para comprobar la validez del pasaporte según las normas específicas del destino— para que puedas ver con bastante antelación a la salida si hay algún documento que no cumpla los requisitos.
Los casos que requieren una decisión humana se derivan a una plataforma de verificación especializada. Así, los equipos de las aerolíneas pueden resolver rápidamente los casos realmente complejos, en lugar de tener que tomar decisiones precipitadas en el mostrador de facturación. Gracias a la integración en el sistema DCS, el proceso de control se desarrolla de forma fluida como parte del viaje habitual del pasajero, y no como un paso manual aparte —que, bajo la presión del trabajo, a menudo se pasa por alto—.
El resultado: hay menos viajeros que se quedan atascados en la puerta de embarque por problemas no detectados en sus documentos, lo que reduce las multas y los gastos de repatriación. Al mismo tiempo, esto garantiza una experiencia de viaje más fluida para los viajeros que han cumplido con todas las formalidades correctamente.
Conclusión
Las normas sobre la validez de los pasaportes no van a desaparecer, y como cada vez más países añaden plazos de gracia adicionales y requisitos para obtener un permiso electrónico de viaje (ETA) a sus procedimientos de control actuales, el riesgo de que se te pase por alto hasta el más mínimo detalle no hace más que aumentar. Solo las aerolíneas que vean el cumplimiento de los requisitos de identidad como un paso previo a la salida, y no como una medida de última hora en la puerta de embarque, podrán evitar multas, gastos de repatriación y daños a su reputación por el hecho de que a los pasajeros «se les deniegue el acceso».
TravelDoc Compliance vuelve a situar este proceso de control en el lugar que le corresponde: se lleva a cabo con antelación, está automatizado, es infalible e incluso ya ha finalizado antes de que el pasajero o su asiento a bordo se vean expuestos a ningún riesgo.
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